Gizlilik Politikası
Kokpit Filo (Umut Can Güngörmüş) ("Şirket") olarak süreçlerimizi yürütürken elde ettiğimiz kişisel verilerinizin korunması birincil önceliklerimizdendir. Kişisel verilerinizin güvenliğinin sağlanmasına ve mevzuata uygun olarak işlenmesine yüksek önem veriyoruz.
Bu metin, kokpitfilo.com internet sitesini ziyaret eden kişilerin ve Kokpit Filo paneline firma kullanıcısı, bayi veya müşteri portalı kullanıcısı olarak üye olan kişilerin kişisel verilerini, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("Kanun") kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla nasıl işlediğimizi açıklar.
Önemli ayrım: Müşteri firmaların panele girdiği sürücü, araç ve operasyon verileri için veri sorumlusu ilgili firmadır; Kokpit Filo bu verileri yalnızca firma adına işleyen veri işleyendir. Bu veriler için firmanızın KVKK Aydınlatma Metni geçerlidir.
1. İşlenen Veriler, Amaçlar ve Hukuki Sebepler
Kanun'un 5. maddesi kişisel veri işlemenin hukuki sebeplerini düzenler. Verilerinizi aşağıdaki amaç ve hukuki sebeplerle işliyoruz:
| İşlenen Veriler | İşleme Amaçları | Hukuki Sebep |
|---|---|---|
| Kimlik (ad, soyad), İletişim (e-posta, telefon), Kurumsal bilgiler (firma adı, unvan, vergi bilgileri), İşlem güvenliği (şifre özeti, giriş kayıtları) | Üyelik, davet, hesap aktivasyonu ve kullanıcı doğrulama; Hizmet'in sunulması; abonelik, aidat ve faturalandırma; ödemelerin ve iadelerin yürütülmesi; destek taleplerinin yanıtlanması | m.5/2-(c) Sözleşmenin kurulması veya ifası |
| Kimlik, İletişim, Kurumsal bilgiler, İşlem güvenliği, Hukuki işlem, Müşteri işlem (fatura ve ödeme kayıtları) | Vergi ve ticaret mevzuatı ile 5651 sayılı Kanun'dan doğan yükümlülükler; yetkili kurum ve kuruluşların talepleri | m.5/2-(ç) Hukuki yükümlülük |
| Kimlik, İletişim, Kurumsal bilgiler, Hukuki işlem | Olası bir hukuki uyuşmazlıkta haklarımızın korunması ve hukuki süreçlerin yürütülmesi | m.5/2-(e) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması |
| Kimlik, İletişim, İşlem güvenliği (IP adresi, tarayıcı, işlem ve denetim kayıtları), Kullanım bilgileri | Oturum açma ve bilgi güvenliği; kötüye kullanımın önlenmesi; hizmet ve aidat hatırlatmaları, duyurular; kullanım istatistikleri ile ürün ve süreçlerin geliştirilmesi; öneri, talep ve şikâyetlerin sonuçlandırılması; raporlama ve denetim | m.5/2-(f) Meşru menfaat |
| Kimlik, İletişim (e-posta) | Kampanya, tanıtım ve etkinlik iletileri (yalnızca izin verdiyseniz; bkz. Ticari Elektronik İleti Aydınlatma Metni) | m.5/1 Açık rıza |
Site ziyaretçileri: Sunucu kayıtlarında IP adresi, tarayıcı bilgisi ve ziyaret zamanı güvenlik ve hata tespiti amacıyla işlenir (m.5/2-ç ve f). Demo veya destek için bize yazdığınızda ilettiğiniz bilgiler talebinizi yanıtlamak için işlenir (m.5/2-c ve f).
Kart bilgileri: Kredi/banka kartı bilgileriniz Kokpit Filo sunucularında işlenmez ve saklanmaz; ödeme, lisanslı ödeme kuruluşunun (PayTR) güvenli ödeme sayfasında alınır. Biz yalnızca ödemenin sonucunu (tutar, tarih, sipariş numarası) saklarız.
2. Verilerinizi Kimlerle Paylaşıyoruz?
Kişisel verileriniz, Kanun'un 8. ve 9. maddelerine uygun olarak ve yukarıdaki amaçlarla sınırlı şekilde aşağıdaki taraflarla paylaşılır:
- Yetkili kurum ve kuruluşlar: Bilgi/belge talebi veya bildirim yükümlülüğü olan hâllerde.
- Bağlı olduğunuz firma ve bayisi: Firma yöneticileri kullanıcı hesaplarını yönetir; firmanın bayisi destek amacıyla firma paneline erişebilir.
- Tedarikçi ve iş ortakları: Barındırma ve veri merkezi (Hollanda), içerik dağıtım ve güvenlik (Cloudflare), e-posta (Google Workspace), demo formunda bot koruması (Google reCAPTCHA), ödeme (PayTR), e-fatura (entegratör), yapay zekâ ile belge okuma (Anthropic, ABD; yalnızca bu özellik kullanıldığında).
Bazı tedarikçilerin sunucuları yurt dışında bulunduğundan, bu aktarımlar Kanun'un 9. maddesine uygun güvencelerle yapılır ve gerekli idari ve teknik tedbirler alınır.
3. Verilerinizi Hangi Kanallardan Topluyoruz?
Verilerinizi; siteyi ziyaret ettiğinizde, panele üye olduğunuzda ve panelde işlem yaptığınızda, destek talepleri ve e-posta yazışmaları ile ödeme sırasında otomatik ve kısmen otomatik yöntemlerle topluyoruz. Sitede kullanılan çerezler için Çerez Politikası'na bakınız.
4. Saklama Süresi
Hesap verileri hesap aktif olduğu sürece ve hesap kapatıldıktan sonra 2 yıl; Müşteri verileri aboneliğin sona ermesinden sonra 30 gün dışa aktarma süresi ve en geç 90 gün daha; konum kayıtları en fazla 12 ay; fatura ve ödeme kayıtları vergi ve ticaret mevzuatındaki süreler boyunca (10 yıl); sunucu ve güvenlik kayıtları 2 yıl saklanır. Süre sonunda veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
5. Haklarınızı Nasıl Kullanabilirsiniz?
Kanun'un 11. maddesi uyarınca;
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini ve bunun üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- Sebeplerin ortadan kalkması hâlinde silinmesini veya yok edilmesini ve bunun üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- Münhasıran otomatik sistemlerle analiz sonucu aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme,
- Kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme
haklarına sahipsiniz. Taleplerinizi, sistemlerimizde kayıtlı e-posta adresiniz üzerinden info@kokpitfilo.com adresine göndererek veya KVKK Başvuru Formu sayfasında belirtilen diğer yöntemlerle iletebilirsiniz. Başvurular en geç 30 gün içinde ücretsiz sonuçlandırılır.
Firmanızın panelinde işlenen sürücü ve operasyon verileriniz için doğrudan firmanıza (veri sorumlusu) başvurmanız gerekir.