Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası
1. Amaç ve Kapsam
Bu Politika, Kokpit Filo (Umut Can Güngörmüş) ("Şirket") tarafından Kokpit Filo ve Kokpit Takip hizmetleri kapsamında işlenen kişisel verilerin ne kadar süre saklanacağını ve süre sonunda nasıl silineceğini, yok edileceğini veya anonim hâle getirileceğini, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("Kanun") ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca düzenler.
Politika; Şirket'in veri sorumlusu olduğu verileri (panel kullanıcıları, aboneler, bayiler, site ziyaretçileri) ve veri işleyen olarak Müşteri adına işlediği verileri (sürücü, araç, konum ve operasyon verileri) kapsar. Veri işleyen olarak işlenen verilerde saklama süresini veri sorumlusu olan Müşteri belirler; Şirket bu verileri Müşteri'nin talimatına ve Veri İşleme Sözleşmesi'ne göre siler.
2. Kayıt Ortamları
Veriler; Hollanda'daki veri merkezinde bulunan uygulama ve veritabanı sunucularında, bu sunuculardaki şifreli bağlantıyla erişilen özel dosya depolama alanında, gecelik veritabanı yedeklerinde ve e-posta sistemlerinde elektronik ortamda saklanır. Kâğıt ortamda kişisel veri tutulmaz.
3. Saklama Süreleri
| Veri | Saklama Süresi | Süre Sonunda |
|---|---|---|
| Panel kullanıcı hesabı (ad, e-posta, telefon, şifre özeti) | Hesap aktif olduğu sürece; hesap kapatıldıktan sonra 2 yıl | Silme veya anonimleştirme |
| Müşteri verileri (araç, sürücü, belge, zimmet, bakım, maliyet, puantaj, finans) | Abonelik süresince; sona ermesinden sonra 30 gün dışa aktarma süresi + en geç 90 gün | Silme |
| Konum, rota ve alarm kayıtları (Kokpit Takip) | Abonelik süresince, en fazla 12 ay; Müşteri daha kısa bir süre belirleyebilir | Silme |
| Araç içi kamera görüntü ve ses kayıtları | Cihaz kapasitesine bağlı, genellikle 30 gün; olay için ayrılanlar olay sonuçlanana kadar | Üzerine yazma ve silme |
| Denetim (işlem) kayıtları ve destek oturumu kayıtları | Abonelik süresince; sona ermesinden sonra Müşteri verileriyle birlikte | Silme |
| Sunucu, güvenlik ve erişim kayıtları (IP, tarih, işlem) | 2 yıl (5651 sayılı Kanun ve ilgili mevzuat) | Silme |
| Abonelik, aidat, ödeme ve fatura kayıtları | 10 yıl (VUK m.253, TTK m.82) | Silme veya yok etme |
| Yasal metin onay kayıtları (sürüm, tarih, IP) | İlişki süresince + 10 yıl (ispat yükü) | Silme |
| Destek talepleri ve yazışmalar | Talep kapandıktan sonra 3 yıl | Silme |
| Ticari elektronik ileti izin ve ret kayıtları | İznin geri alınmasından itibaren 3 yıl | Silme |
| Yapay zekâ ile okunan belgelerin geçici kopyası | Okuma tamamlanınca (en geç 6 saat) | Silme |
| Gecelik veritabanı yedekleri | 14 gün | Üzerine yazma ve silme |
Kanunda daha uzun bir süre öngörülmesi veya bir hukuki uyuşmazlık nedeniyle verinin delil olarak saklanması gereken hâllerde süre, bu durum sona erene kadar uzar.
4. Silme, Yok Etme ve Anonimleştirme Yöntemleri
- Silme: Veritabanındaki kayıtların ilgili kullanıcıların hiçbir şekilde erişemeyeceği şekilde silinmesi; dosyaların depolama alanından kaldırılması. Yedeklerdeki kopyalar yedek saklama süresi dolduğunda kendiliğinden silinir.
- Yok etme: Kullanım dışı kalan depolama ortamlarının verinin geri getirilemeyeceği şekilde temizlenmesi.
- Anonimleştirme: İstatistik amacıyla saklanan verilerin kişiyle ve Müşteri ile ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi.
5. Periyodik İmha
Saklama süresi dolan veriler, 6 ayı geçmeyen periyotlarla gözden geçirilerek silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. İlgili kişinin silme talebi, talebin Şirket'e ulaşmasından itibaren en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır; talep reddedilirse gerekçesi bildirilir.
6. Teknik ve İdari Tedbirler
Verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve erişilmesini önlemek için alınan tedbirler Bilgi Güvenliği Politikası'nda ve Veri İşleme Sözleşmesi'nde açıklanmıştır. Saklama ve imha süreçlerinden Şirket yönetimi sorumludur; işlemler kayıt altına alınır ve bu kayıtlar en az 3 yıl saklanır.
7. Güncelleme
Bu Politika gerektiğinde güncellenir; güncel sürümü bu sayfada yayımlanır. Sorularınız için: info@kokpitfilo.com