KVKK Aydınlatma Metni

1. Veri Sorumlusu ve Veri İşleyen

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") kapsamında kişisel verileriniz, çalıştığınız / hizmet verdiğiniz şirket olan hizmeti kullanan şirket (veri sorumlusu) ("Şirket") tarafından veri sorumlusu sıfatıyla işlenmektedir.

Şirket, filo operasyonlarını yönetmek için Kokpit Filo yazılım platformunu kullanmaktadır. Kokpit Filo, kişisel verileri yalnızca Şirket'in talimatları doğrultusunda ve Şirket adına işleyen veri işleyen konumundadır.

Veri sorumlusu iletişim bilgileri: şirketinizin size bildirdiği iletişim adresleri

2. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri

Kimlik: ad, soyad, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi, kan grubu (acil durumlar için, yalnızca girilmişse).
İletişim: telefon, e-posta, adres, acil durumda ulaşılacak kişi.
Mesleki yeterlilik: sürücü belgesi (ehliyet) bilgileri ve sınıfları, SRC belgesi, psikoteknik değerlendirme raporu, şoför tanıtım kartı, belge geçerlilik tarihleri.
Adli sicil durumu: adli sicil kaydı sorgu tarihi ve kayıt olup olmadığı bilgisi (ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleri, özel nitelikli kişisel veri).
Konum ve araç kullanım verisi: araç takip cihazından gelen konum, hız, rota, kontak açma/kapama, kilometre ve yakıt bilgileri; araç zimmet ve iade kayıtları.
Görsel ve belge verileri: belge fotoğrafları/taramaları, hasar ve yakıt fişi fotoğrafları, araç içi kamera (MDVR) görüntüleri ve kamera ses kaydı yapıyorsa kabin içi ses kayıtları (kullanılıyorsa).
Operasyon ve performans: sefer, trafik cezası, kaza, hasar, sürücü karnesi puanları.
İşlem güvenliği: kullanıcı hesabı, giriş kayıtları, IP adresi, işlem kayıtları (log).

3. İşleme Amaçları

Araç tahsisi, zimmet ve iade süreçlerinin yürütülmesi,
Sürücülerin mevzuattan doğan yeterlilik şartlarının (ehliyet, SRC, psikoteknik, adli sicil) takibi,
Araç bakım, muayene, sigorta ve belge yenileme süreçlerinin planlanması,
Trafik cezası, HGS/OGS geçişi ve hasarların ilgili sürücüyle eşleştirilmesi, gerektiğinde rücu,
Filo maliyetlerinin ve yakıt tüketiminin izlenmesi, raporlanması,
Araç ve sürücü güvenliğinin sağlanması, kaza ve acil durumlarda müdahale,
İş sağlığı ve güvenliği yükümlülüklerinin yerine getirilmesi,
Hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak kullanılması ve yetkili kurumların taleplerinin karşılanması,
Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi.

4. Hukuki Sebepler (KVKK md. 5 ve md. 6)

Kanunlarda açıkça öngörülmesi (md. 5/2-a): Karayolları Trafik Kanunu ve ilgili yönetmelikler, İş Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, vergi mevzuatı.
Sözleşmenin kurulması veya ifası (md. 5/2-c): iş sözleşmesi veya hizmet sözleşmesinin yürütülmesi.
Hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi (md. 5/2-ç).
Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (md. 5/2-e): ceza, hasar ve rücu süreçleri.
Meşru menfaat (md. 5/2-f): filo güvenliği, maliyet kontrolü, araçların takibi; temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla.
Özel nitelikli veriler (md. 6): adli sicil bilgisi ve sağlık verisi niteliğindeki psikoteknik/kan grubu bilgileri, kanunlarda öngörülen hâllerde ve iş sağlığı ve güvenliği yükümlülükleri kapsamında; bu hâller dışında yalnızca açık rızanız ile işlenir.
Açık rıza (md. 5/1): yukarıdaki sebeplerin dışında kalan işlemler (bkz. Açık Rıza Metni).

5. Konum Takibi Bilgilendirmesi

Şirket araçlarında araç takip cihazı ve/veya araç içi kamera (MDVR) bulunabilir. Bu cihazlardan gelen veriler Kokpit Filo'nun Kokpit Takip modülünde işlenir:

Ne toplanır: aracın anlık konumu, rota geçmişi, hız, kontak açma/kapama zamanları, durma noktaları, bölge (geofence) giriş-çıkışları, alarm kayıtları; kamera bulunan araçlarda yol ve kabin görüntüleri; kamera ses kaydı yapıyorsa kabin içindeki konuşmalar ve sesler.
Ne zaman: Veriler aracın hareketine bağlıdır; zimmetli olduğunuz araç kullanımınızdayken toplanan veriler size atfedilebilir. Şirket, mesai dışı / özel kullanım için ayrı bir kural belirlemişse bu kural size ayrıca bildirilir.
Neden: araç ve sürücü güvenliği, kaza ve hırsızlık durumunda müdahale, rota ve yakıt verimliliği, trafik cezası ve hasar tespitinin doğru kişiyle eşleştirilmesi.
Hukuki sebep: konum ve görüntü için meşru menfaat (md. 5/2-f) ve sözleşmenin ifası (md. 5/2-c). Kabin içi ses kaydı özel hayatın gizliliğine daha fazla dokunduğu için yalnızca açık rızanızla yapılır; rıza vermezseniz kullandığınız araçta ses kaydı kapatılır (bkz. Açık Rıza Metni).
Kimler görür: yalnızca Şirket'te yetkisi tanımlanmış yöneticiler; erişimler kayıt altına alınır.
Saklama: konum kayıtları en fazla 12 ay, kamera görüntüleri ve ses kayıtları cihaz kapasitesine bağlı olarak genellikle 30 gün; bir olay (kaza, şikâyet, uyuşmazlık) için ayrılan kayıtlar olay sonuçlanana kadar saklanır.

6. Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel verileriniz yukarıdaki amaçlarla sınırlı olarak;

Şirket'in yetkili birimleri ve grup şirketleriyle,
Sigorta şirketleri, servis ve bakım firmaları, araç kiralama şirketleri, HGS/OGS ve akaryakıt hizmet sağlayıcılarıyla,
Kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşları (Emniyet, adli makamlar, SGK vb.) ile,
Veri işleyen sıfatıyla Kokpit Filo ve onun alt işleyenleriyle (barındırma, e-posta, belge okuma hizmetleri)

paylaşılabilir. Bazı alt işleyenlerin sunucuları yurt dışındadır (ör. barındırma: Hollanda; yapay zekâ ile belge okuma: ABD). Bu aktarımlar KVKK md. 9 kapsamındaki güvencelere uygun olarak yapılır; ayrıntılar Veri İşleme Sözleşmesi'nde yer alır.

7. Toplama Yöntemi

Veriler; sizin veya Şirket yetkililerinin panele girdiği bilgiler, yüklenen belgeler, sürücü portalı üzerinden yaptığınız bildirimler, araç takip cihazları ve entegre sistemler (HGS, akaryakıt, sigorta) aracılığıyla elektronik ortamda toplanır.

8. Saklama Süreleri

Sürücü ve belge kayıtları: çalışma/hizmet ilişkisi süresince ve sona ermesinden itibaren 10 yıl (genel zamanaşımı),
Trafik cezası, kaza ve hasar kayıtları: ilgili zamanaşımı süreleri boyunca,
Konum, kamera görüntüsü ve ses kayıtları: 5. bölümde belirtilen süreler,
Giriş ve işlem kayıtları: 2 yıl.

Süresi dolan veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

9. Haklarınız (KVKK md. 11)

Veri sorumlusuna başvurarak;

kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
KVKK md. 7 kapsamında silinmesini veya yok edilmesini isteme,
düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz.

10. Başvuru Yolu

Başvurularınızı, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun olarak yazılı şekilde veya kayıtlı elektronik posta (KEP), güvenli elektronik imza ya da Şirket'e daha önce bildirdiğiniz e-posta adresiniz üzerinden hizmeti kullanan şirket (veri sorumlusu) adresine iletebilirsiniz (şirketinizin size bildirdiği iletişim adresleri). Başvurular en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. Platformla ilgili teknik sorular için: info@kokpitfilo.com.