Kokpit Filo

Veri İşleme Sözleşmesi

Son güncelleme: 31.10.2026 · Sürüm 4

1. Taraflar ve Roller

Bu Veri İşleme Sözleşmesi ("Sözleşme"), Kokpit Filo hizmetine abone olan şirket ("Müşteri", veri sorumlusu) ile Kokpit Filo hizmet sağlayıcısı Kokpit Filo (Umut Can Güngörmüş) ("Kokpit Filo", veri işleyen) arasında, Üyelik ve Kullanım Sözleşmesi'nin ayrılmaz bir parçası olarak akdedilmiştir.

2. Konu, Süre ve Kapsam

  • Konu: Müşteri'nin filo operasyonlarının (araç, sürücü, belge, zimmet, bakım, maliyet, ceza, takip) yönetimi için Hizmet'in sunulması.
  • Süre: abonelik süresi ve sonrasında verilerin iadesi/silinmesi için gereken süre.
  • İlgili kişiler: Müşteri'nin sürücüleri, çalışanları, panel kullanıcıları, tedarikçi ve müşteri yetkilileri.
  • Veri kategorileri: kimlik, iletişim, mesleki yeterlilik (ehliyet, SRC, psikoteknik), adli sicil durumu, konum ve araç kullanım verileri, görsel ve belge verileri, araç içi kamera görüntü ve ses kayıtları, işlem güvenliği kayıtları.

3. Veri İşleyenin Yükümlülükleri

Kokpit Filo;

  1. Kişisel verileri yalnızca Müşteri'nin belgelenmiş talimatları (Hizmet'in kullanımı ve panel ayarları bu talimat sayılır) doğrultusunda işler, kendi amaçları için kullanmaz.
  2. Verilere erişen personelinin gizlilik yükümlülüğü altında olmasını sağlar.
  3. KVKK md. 12 kapsamında gerekli idari ve teknik tedbirleri alır (bkz. 4. madde).
  4. İlgili kişilerin başvurularının yanıtlanmasında ve Kurul'a karşı yükümlülüklerde Müşteri'ye makul ölçüde destek olur.
  5. Bir veri ihlalini öğrendiğinde Müşteri'ye gecikmeksizin, en geç 24 saat içinde bildirir; Müşteri'nin Kurul'a 72 saat içinde bildirim yapabilmesi için gerekli bilgileri sağlar.
  6. Sözleşme sona erdiğinde verileri Müşteri'nin tercihine göre iade eder ve Üyelik ve Kullanım Sözleşmesi'ndeki sürelerde siler.
  7. Bu Sözleşme'ye uyumu gösteren bilgileri makul talep üzerine Müşteri'ye sunar.
  8. Müşteri'nin paneline yalnızca destek amacıyla ve gerekli ölçüde destek oturumu ile geçer; Müşteri'nin bağlı olduğu Bayi'nin destek erişimi de bu kapsamdadır. Destek oturumu panelde bantla gösterilir, açılış ve kapanışı Müşteri'nin denetim kayıtlarına yazılır.

4. Güvenlik Tedbirleri (KVKK md. 12)

  • İletimde şifreleme (HTTPS/TLS), şifrelerin geri döndürülemez özetle saklanması,
  • Şirketler arası veri ayrımı (her kayıt Müşteri'ye bağlıdır; başka müşteriler göremez),
  • Rol ve yetki bazlı erişim, veri kapsamı (şube/bölge) kısıtlaması, işlem ve denetim kayıtları,
  • Belgelerin özel depolama alanında tutulması ve yalnızca imzalı, süreli bağlantılarla açılması,
  • Gecelik veritabanı yedeği, sistem sağlığı izleme, güvenlik güncellemeleri, en az yetki ilkesi, personel farkındalığı.

5. Alt Veri İşleyenler ve Yurt Dışına Aktarım (KVKK md. 9)

Müşteri, aşağıdaki alt işleyenlerin kullanılmasına genel izin verir. Kokpit Filo, alt işleyen değişikliklerini önceden duyurur; Müşteri haklı gerekçeyle itiraz edebilir.

Alt işleyen Hizmet Konum
Sunucu / barındırma sağlayıcısı Uygulama ve veritabanı barındırma, yedekleme Hollanda
Cloudflare, Inc. İçerik dağıtımı, DDoS ve bot koruması (trafik şifreli olarak bu ağ üzerinden geçer) Küresel / ABD
Anthropic PBC Yapay zekâ ile belge okuma (yalnızca bu özellik kullanıldığında yüklenen belge görseli) ABD
Google (Google Workspace) Bildirim ve destek e-postaları AB / ABD

Şeffaflık notu: Sunucularımız Türkiye dışında (Hollanda) bulunduğundan ve yapay zekâ ile belge okuma ABD'de bulunan bir hizmet sağlayıcı tarafından yapıldığından, Hizmet'in kullanımı kişisel verilerin yurt dışına aktarılması sonucunu doğurur. Bu aktarımlar KVKK md. 9 kapsamında; uygun güvencelerin (Kurul'un yayımladığı standart sözleşmeler ve bildirimi) veya ilgili kişinin açık rızası gibi kanuni şartlardan birinin varlığı hâlinde yapılır. Müşteri, kendi ilgili kişilerini bu aktarım hakkında aydınlatmak ve gerektiğinde açık rıza almakla yükümlüdür. Yapay zekâ ile belge okuma isteğe bağlıdır; Müşteri bu özelliği kullanmayarak ilgili aktarımı önleyebilir.

6. Müşterinin Yükümlülükleri

Müşteri;

  • verileri hukuka uygun olarak topladığını, sürücü ve çalışanlarına konum takibi, araç içi kamera ve kabin içi ses kaydı dahil aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirdiğini, gerekli açık rızaları aldığını,
  • kabin içi ses kaydını yalnızca sürücünün açık rızası varsa açacağını, rızası olmayan sürücünün kullandığı araçta kapatacağını,
  • konum, kamera, ses ve sürücü davranış verilerini yalnızca meşru amaçlarla, ölçülü biçimde ve mesai dışı / özel kullanım kurallarına uygun olarak kullanacağını,
  • Hizmet'e yalnızca işleme amacı için gerekli verileri gireceğini, özel nitelikli verileri (adli sicil, sağlık) yalnızca kanuni şartlar varsa gireceğini,
  • kendi kullanıcılarının yetkilerini en az yetki ilkesine göre tanımlayacağını

taahhüt eder. Bu taahhütlere aykırılıktan doğan taleplerde Üyelik ve Kullanım Sözleşmesi'ndeki tazmin hükmü uygulanır.

6A. Yapay Zekâ ve Anonim Veriler

  • Yapay zekâ ile belge okuma yalnızca Müşteri'nin kullanıcısı bu işlemi başlattığında yapılır; belge görseli yalnızca o okuma için hizmet sağlayıcıya iletilir ve okuma sonrasında geçici kopyası silinir. Müşteri verileri yapay zekâ modellerinin eğitiminde kullanılmaz.
  • Kokpit Filo, Müşteri verilerini kendi amaçları için kullanmaz; yalnızca kişi ve Müşteri ile ilişkilendirilemeyecek şekilde anonimleştirilmiş ve toplulaştırılmış istatistikleri Hizmet'in geliştirilmesi için kullanabilir. Anonim veriler kişisel veri değildir.

7. Sorumluluk ve Öncelik

Sorumluluk sınırları Üyelik ve Kullanım Sözleşmesi'nde düzenlenmiştir. Kişisel verilerin işlenmesi konusunda bu Sözleşme ile Üyelik ve Kullanım Sözleşmesi arasında çelişki olması hâlinde bu Sözleşme uygulanır. Uyuşmazlıklarda İzmir Mahkemeleri ve İcra Daireleri yetkilidir.

İletişim: Kokpit Filo (Umut Can Güngörmüş) · info@kokpitfilo.com